informes para administración
informes para administración
Se realiza generalmente enfocado a la eficiencia y mejora, por medio de la localización de problemas y sus soluciones posibles. Por tanto, es un compendio completo de análisis de datos que busca descubrir las soluciones productivas en cada área y así lograr eventualmente el objetivo organizacional.
En él se indica la situación actual donde se está y cuáles son las fortalezas, debilidades, oportunidades y obstáculos, a través de un completo análisis de datos que sirve para justificar la estrategia de los diferentes departamentos de la organización
Partes de un informe administrativo
Portada
Es la primera página del informe, como una tarjeta de presentación por medio de la cual el lector recibe una primera impresión. En esta parte se podría incluir:
- Título del informe, donde se debe decir con el menor número de palabras posible una clara indicación del asunto que se trata.
- Fecha de elaboración y autor del informe.
Resumen
Resulta útil que los informes complejos y extensos tengan incluido un resumen de su contenido, que se muestra justo después de la portada. Este texto debería ser tan explicativo como sea posible, tomando en cuenta la naturaleza y contenido del documento en referencia.
Índice del contenido
Sirve para que el lector pueda manejarse claramente por todo el contenido del informe. Para elaborarlo se debe tener en cuenta en cuanto a su extensión que solo ocupe una página de ser posible, para que se proyecte con una sola mirada la presentación general de todo el conjunto.
Cuerpo principal
Introducción
Es el primer capítulo del informe, donde se constituyen sus objetivos y alcance. Esta parte no debería tener una excesiva extensión, para poder hojearla con facilidad.
Núcleo principal
Representa el corazón del informe. En un informe extenso, según el tema que se trate, se divide en varias partes; denominándose capítulos a las divisiones principales, que a su vez se dividen en secciones con sus subdivisiones correspondientes.
Conclusiones
Posee gran importancia esta parte final, ya que es donde se completa con mayor énfasis la opinión del informante. Además, el lector precisa visualizar al final del informe todo el conjunto de puntos que se han explorado.
Anexos
Se deberá incluir toda la documentación que aporte una información complementaria o que haya servido de base para redactar el informe. Esta información consiste en estadísticas, textos normativos, gráficos, etc.
Datos que lleva un informe administrativo
Misión, visión y valores
Estas declaraciones definen a la empresa y resumen la estrategia al nivel más alto posible. Si los trabajadores de todas las áreas no conocen estas declaraciones, posiblemente no tendrá éxito la estrategia. Se incluyen al comienzo del informe para reforzar la estrategia general y la identidad.
Se establecen las metas y objetivos estratégicos: comenzando por definir lo que se desea lograr, por qué se necesita escribir el informe y para quién va dirigido.
Vistas del cuadro de mando
Un informe administrativo contiene toda la información que el equipo gerencial necesita para tomar decisiones. Para facilitar esto, se debe incluir una descripción general de alto nivel de la organización o departamento. La información de este cuadro de mando debe organizarse en el orden en que se leerá.
Página de detalles
Se debe incluir al menos una página de detalles, dedicada a cada uno de los objetivos o metas estratégicas. A medida que en una reunión se avance en las perspectivas y se discuta cada objetivo, se deberá ir a esta página de detalles y usarla como un lugar donde se presenta la información pertinente.
Incluye un breve análisis, algunas recomendaciones e información sobre las métricas o proyectos de apoyo.
Gráficos
Todo informe administrativo debe incluir información sobre indicadores claves de desempeño. Los gráficos son la forma más fácil de explicar el desempeño cuantitativo como una fotografía. Si los gráficos tienen objetivos claros, son fáciles de leer y coherentes en todo el informe, se tendrá un equipo gerencial feliz.
Descripciones de proyectos
Es importante revisar los proyectos que impulsan la estrategia. Por tanto, se deberá incluir un estatus general con toda la información crítica adicional, como el porcentaje completado y el presupuesto gastado.
Tipos de informes administrativos
Financieros
Son útiles porque muestran si se está ganando o perdiendo dinero y cómo se está gastando o ahorrando.
El estado de resultados brinda una sinopsis de la actividad comercial durante el período de tiempo cubierto. Muestra cuántos ingresos se han obtenido, cuánto se gasta y cuánto queda al final del día.
El balance general muestra cuánto posee y cuánto debe la empresa en un momento dado. Brinda una descripción general de cómo se utilizó el dinero que se ganó o cuánto se pidió prestado para cubrir las pérdidas.
El estado de flujo de efectivo muestra cómo se administra el dinero disponible a lo largo del tiempo, cuánto se gasta en operaciones y cuánto se dedica al pago de deudas.
Marketing y ventas
Muestra las fortalezas, debilidades y oportunidades relacionadas con las diferentes líneas de productos y flujos de ingresos. Esta información es fundamental para el equipo gerencial para tomar decisiones sobre dónde invertir los recursos de marketing y operaciones.
Puede mostrar dónde son más exitosos los productos y en qué momentos del año se puede crear un inventario adecuado para tener suficiente disponible. También indica cuándo se puede aprovechar al máximo el presupuesto de marketing.
Operaciones
Ayudan a ver dónde fluye el trabajo y dónde se pueden mejorar ineficiencias. Muestra cuánto tiempo y materiales se dedican a fabricar cada producto y qué artículos generan más ingresos. Se pueden recopilar datos y crear estos informes sobre casi cualquier aspecto del negocio
Las cifras sobre cuánto producen los empleados pueden ayudar a identificar los puntos débiles en el proceso de fabricación y los trabajadores que no se desempeñan bien.
Recursos humanos
Los costos laborales son un gasto significativo para muchas empresas. Determinan dónde se está gastando la mayor parte del dinero, cuánto cuestan los beneficios y cuál es la tasa de retención.
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